Perché i dati sono una risorsa preziosa per la vostra azienda?

Come costruire una risorsa di dati efficace e farla lavorare per voi? In questo articolo analizzerò perché i dati sono così importanti per qualsiasi organizzazione e come sfruttare al meglio le risorse di dati.

Le decisioni sbagliate si basano quasi sempre su fatti errati o incompleti. Le buone decisioni mantengono l'organizzazione competitiva. In poche parole, ecco perché i dati sono una risorsa aziendale così importante.

Fin dagli albori della civiltà, i nostri antenati hanno conosciuto il valore delle informazioni. In Mesopotamia, tavolette di pietra risalenti al 7000 a.C. registravano dati contabili primitivi in forma di pittogrammi. Queste tavolette hanno preceduto di diverse migliaia di anni l'invenzione della scrittura convenzionale. Questo entusiasmante ritrovamento si è rivelato essere un dettaglio degli scambi commerciali, delle spese e dei raccolti. Anche a quei tempi, i fatti erano essenziali per il processo decisionale.

Nell'odierna era digitale, galleggiamo su un mare di dati registrati. Ma li stiamo usando in modo efficace? Mega-organizzazioni come Google e Amazon trattano i dati come la loro risorsa più preziosa. Se volete che la vostra azienda cresca e sia efficace, dovete imparare da loro.

L'accesso ai dati non dovrebbe essere prerogativa del reparto IT: i dati dovrebbero essere direttamente disponibili a chiunque abbia bisogno di prendere decisioni. La democratizzazione dei dati è il primo importante passo verso un loro utilizzo efficace. È necessario dare ai responsabili delle decisioni la possibilità di recuperare e analizzare i dati ogni volta che ne hanno bisogno.

Poiché l'SQL (Structured Query Language) è utilizzato dalla maggior parte degli strumenti di analisi per recuperare i dati, è una competenza indispensabile per chiunque abbia bisogno di informazioni significative. LearnSQL.it's SQL Basics è un buon punto di partenza. Questo corso spiega i concetti dei database relazionali e fornisce le competenze necessarie per estrarre e analizzare i dati della vostra azienda. Grazie a più di 100 esercizi realistici e interattivi, non solo acquisirete conoscenze, ma farete anche esperienza nell'applicarle.

Se volete che la vostra azienda cresca e sia competitiva, dovete prendere decisioni informate. I dati sono fondamentali per il successo di un'azienda in molti modi:

• Comprensione della propria attività. Un'azienda di successo conosce le esigenze dei propri clienti, si tiene al corrente delle tendenze del mercato e reagisce rapidamente quando le operazioni non vanno bene. Come riesce a farlo? Principalmente avendo accesso alle informazioni giuste al momento giusto.
• Aumentare la produttività. Ogni processo aziendale, di tanto in tanto, soffre di colli di bottiglia e attriti; ogni processo è soggetto a errori. L'analisi dei dati aiuta a individuare i problemi. Questo vi permette di rendere felici i clienti e il personale e di mantenere i prezzi competitivi.
• Gestione dei rischi Le cose brutte succedono. Le banche falliscono e le aziende perdono i loro soldi, i sistemi informatici si bloccano, i debitori non pagano. I dati giusti possono aiutarvi ad anticipare e pianificare gli eventi negativi e a compensare i rischi.
• Stabilire, misurare e valutare gli obiettivi. Gli obiettivi aziendali non devono basarsi su ipotesi. Una volta fissati gli obiettivi, dovete essere in grado di disporre delle risorse di dati per verificare se sono stati raggiunti. Tenendovi informati, potrete individuare ed eliminare eventuali problemi che vi impediscono di raggiungere i vostri obiettivi.
• Per rimanere competitiva, la vostra azienda deve evolversi in un mondo in continua evoluzione. L'accesso ai dati vi permetterà non solo di avere buone idee, ma anche di ricercare il modo migliore per farle funzionare.
• Prevenire frodi e furti. Senza una buona contabilità e dati di controllo delle scorte, rischiate di perdere tutti i vostri profitti a causa di personale, fornitori e clienti disonesti.
• Far lavorare il vostro denaro per voi. Le aziende migliori non permettono mai che il loro denaro sia improduttivo. Il vostro denaro deve sempre essere utilizzato in modo da ottenere maggiori profitti. Il vostro bilancio può sembrare sano, ma avete merci che rimangono a lungo sugli scaffali e che potrebbero non essere mai vendute? Avete denaro immobilizzato in debiti dubbi? O in un conto bancario che non produce interessi? Con i dati giusti, potete sempre sapere dove si trova il vostro denaro e dove potrebbe essere utilizzato per aumentare i vostri profitti.

Come si vede, i dati dovrebbero essere il bene più prezioso della vostra azienda. Ma che tipo di dati dovreste immagazzinare? Dove si possono ottenere? E come potete assicurarvi che siano facilmente disponibili quando ne avete bisogno? Nelle prossime sezioni vi mostrerò come trovare le risposte a queste domande.

Di che tipo di risorse di dati avete bisogno?

Per decidere quali dati archiviare, dovete innanzitutto decidere che tipo di informazioni vi saranno utili. Un buon punto di partenza è la stesura di un elenco di casi d'uso. I casi d'uso sono descrizioni di ogni circostanza in cui i dati saranno utili alla vostra azienda. Un caso d'uso deve rispondere alle domande

• Chi utilizzerà i dati?
• Quali dati utilizzeranno?
• Perché li useranno?
• Quando ne avranno bisogno?

L'elenco dei casi d'uso potrebbe assomigliare a questo:

Una volta che si sa come si vogliono utilizzare i dati, sarà facile pianificare le risorse di dati di cui si ha bisogno. In genere, le aziende hanno bisogno di archiviare informazioni nelle aree descritte di seguito.

Dati sui clienti

La maggior parte delle aziende memorizza già alcune informazioni sui propri clienti: nome, indirizzo di fatturazione, indirizzo di consegna, ecc. Ma spesso non sono sufficienti per poter rispondere a domande che potrebbero aiutarvi a gestire meglio la vostra attività. I dati dei clienti dovrebbero aiutarvi a capire

• Che tipo di clienti avete?
• Che cosa acquistano i diversi tipi di clienti?
• Quali sono le loro esigenze?
• Dove si trovano?
• Quali incentivi potreste offrire per farli acquistare di più?
• Sono felici? Come potete renderli più felici?
• Dove si possono trovare persone simili a cui rivolgersi come potenziali clienti?

Dati sulle vendite

I dati sulle vendite, se utilizzati correttamente, sono preziosi per pianificare la crescita futura e monitorare le prestazioni attuali. Dovreste essere in grado di confrontare i dati attuali con quelli storici per comprendere le tendenze e valutare i progressi compiuti confrontando le vendite effettive con gli obiettivi di vendita.

Dati operativi

I dati dovrebbero essere in grado di dirvi

• Se i vostri prodotti hanno un costo
• Quali aree stanno operando in modo efficiente e quali no.
• Se i livelli delle scorte sono adeguati.
• Quali sono i reparti più efficienti.
• Dove i costi sono troppo alti.

In questo modo è possibile apportare modifiche tempestive per far funzionare le cose senza intoppi.

Dati sulle risorse umane

La vostra azienda non può operare senza il personale giusto. I dati vi aiuteranno a rispondere a domande come:

• Riuscite a mantenere il personale di cui avete bisogno?
• Avete bisogno di più personale? O meno personale?
• Il personale lavora come dovrebbe?
• Avete una base di competenze adeguata?
• Il personale ha bisogno di maggiore formazione?

Dati contabili

Tutti devono tenere una contabilità a fini fiscali. Ma la contabilità deve essere pianificata in modo da fornire informazioni importanti per l'azienda. Dovrebbero dirvi se il vostro denaro viene utilizzato in modo efficace, dove le spese sono troppo elevate, quali aree dell'azienda sono redditizie e molto altro ancora.

Creare risorse di dati efficaci

Per essere efficaci, le risorse di dati devono essere:

• Pianificate in base alle esigenze dell'azienda.
• Accurate.
• Aggiornate.
• Facilmente accessibili.
• Disponibili per le persone giuste.

Sapete effettivamente quali dati avete a disposizione? Potreste avere tutti i dati giusti, ma potrebbero trovarsi in molti posti diversi. Alcuni possono trovarsi in un database centrale, altri in varie applicazioni software su diversi computer. Quanti dati preziosi si trovano in fogli di calcolo sui computer portatili dei membri del personale? Quanti esistono solo nella testa dei vostri dipendenti esperti? E quanti sono conservati su carta negli schedari?

Esaminiamo le fasi necessarie per garantire che la vostra azienda abbia i dati giusti a disposizione delle persone giuste al momento giusto.

Raccolta dei dati

I dati devono provenire da qualche parte; pianificare i metodi di raccolta è molto importante per assicurarsi che i dati siano completi e accurati. Esistono molti modi per raccogliere i dati:

• Moduli manuali. Ne sono un esempio i moduli di richiesta del conto corrente e i moduli di registrazione degli studenti. Se volete che vengano compilati in modo accurato, dovete:
  • Chiedere solo dati pertinenti, altrimenti le persone si annoiano e non si preoccupano.
  • Lasciare spazio sufficiente per compilare comodamente i dati.
  • Avere istruzioni chiare.
• Moduli online. Devono seguire le stesse regole dei moduli manuali, ma anche:
  • Utilizzare funzioni come elenchi a discesa e caselle di controllo. In questo modo si evitano i dati spazzatura (cioè i dati imprecisi o inutilizzabili).
  • Includere un'adeguata convalida per assicurarsi che i dati siano ragionevoli.
• Questi dovrebbero seguire le regole per i moduli online. Tuttavia, poiché si tratta di moduli volontari, è necessario progettarli con attenzione. Assicuratevi che non facciano perdere tempo a nessuno e che facciano sentire le persone a proprio agio nel fornire i dati.
• Documenti manuali esistenti. Se disponete di dati preziosi in documenti manuali, prendete in considerazione la possibilità di inserirli nel vostro database centrale. Per lo meno, indicizzateli nel database, in modo che le persone sappiano esattamente dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
• Foglio di calcolo d Se il vostro personale ha informazioni utili sul proprio computer portatile, prendete in considerazione la possibilità di caricarle in un database. Il vostro software di database potrebbe avere una funzione per caricare i dati da un foglio di calcolo in una tabella. In caso contrario, di solito è possibile salvare il foglio di calcolo come file CSV, che può essere facilmente importato dal sistema di gestione del database.
• Dati provenienti da fonti esterne. Spesso è possibile caricare nel database dati forniti online o via e-mail. Questi dati possono includere:
  • Banche
  • listini prezzi dei fornitori
  • Dati di Google Analytics.
  • Feed RSS.
• Dati IoT. L'Internet degli oggetti (IoT) comprende qualsiasi dispositivo collegato a Internet o a un sistema informatico. Un esempio può essere un sistema di accesso, che registra in tempo reale chi è entrato e uscito da un'area di sicurezza.

Integrità dei dati

Per essere utili, i dati devono essere aggiornati, precisi e privi di duplicazioni. Non serve a nulla analizzare quanti clienti avete in ogni area se molti di loro sono in realtà lo stesso cliente con un nome scritto male.

SQL è un ottimo strumento per ripulire i dati. Permette di analizzare e riparare i dati e di rimuovere i duplicati. Ovviamente, per poterlo fare è necessario avere competenze di manipolazione dei dati in SQL. LearnSQL.it Il corso " Come inserire, aggiornare e cancellare i dati in SQL " è perfetto per formare il personale in quest'area.

Memorizzazione dei dati

Se avete bisogno di informazioni in tempi rapidi, non dovete aspettare che uno specialista IT raccolga i dati da diverse fonti. Per essere davvero utili, i dati devono trovarsi in una posizione centrale, comunemente nota come data warehouse. Il data warehouse deve essere facilmente accessibile a tutti coloro che hanno bisogno dei dati.

I database relazionali, noti anche come database SQL, sono la scelta ideale per archiviare i dati necessari per l'analisi. Questo perché:

• Sono facilmente accessibili.
• Possono essere progettati e messi a punto per ottenere le massime prestazioni.
• Il personale non tecnico può essere facilmente addestrato a usarli in modo efficace.

È possibile che i dati debbano essere archiviati altrove in altri formati, ma devono essere regolarmente caricati nel data warehouse.

Analisi dei dati

Per analizzare e visualizzare efficacemente i dati, vale la pena di investire in uno o più degli ottimi strumenti disponibili sul mercato. Con questi strumenti è possibile estrarre e aggregare i dati per trasformarli in informazioni significative. È inoltre possibile presentarli sotto forma di grafici, diagrammi e pittogrammi vari, in modo che possano essere facilmente compresi e condivisi. Ecco alcuni dei principali strumenti di analisi dei dati:

• Lo inserisco per primo nell'elenco perché la maggior parte degli altri strumenti lo utilizza. È necessario imparare l'SQL come primo passo per padroneggiare le capacità di analisi dei dati. SQL può essere utilizzato anche come strumento indipendente per estrarre e aggregare i dati in report significativi.
• Power BI. È un potente strumento di visualizzazione dei dati progettato specificamente per laBusiness Intelligence. È adatto a personale non tecnico e consente agli utenti di combinare, aggregare e condividere i dati. Include la modellazione e la visualizzazione dei dati
• È un software di analisi statistica sviluppato da IBM. Dotato di molti metodi avanzati di analisi statistica, consente di presentare i dati in rapporti, grafici e relazioni.
• Questo software di analisi statistica è ampiamente utilizzato dai ricercatori. I dati possono essere analizzati e presentati in molte forme diverse.
• Python. Python è un linguaggio di programmazione di alto livello, semplice da imparare. Molti strumenti di analisi dei dati consentono di utilizzare Python per eseguire operazioni matematiche e di trasformazione dei dati personalizzate. Se volete imparare il linguaggio di programmazione più diffuso al mondo, scegliete LearnPython.com.

Se desiderate maggiori informazioni su questi e altri strumenti di analisi dei dati, vi consiglio questo articolo.

Utilizzare al meglio i dati

Per essere efficaci, le risorse di dati devono essere pianificate con cura, archiviate centralmente e rese disponibili a tutti i responsabili delle decisioni.

Durante l'intero processo, l'SQL è uno strumento prezioso. Può essere utilizzato per:

• Raccogliere dati da molte fonti in un data warehouse.
• Caricare i dati dei fogli elettronici salvati in formato CSV in un database relazionale.
• Pulire e correggere i dati.
• Estrarre e analizzare informazioni.
• Accedere ai dati per utilizzarli negli strumenti di analisi e visualizzazione dei dati.

A mio avviso, quasi tutte le organizzazioni possono trarre vantaggio dall'acquisizione di solide competenze in SQL. Questo articolo illustra come impostare una strategia aziendale per formare il personale all'uso dei database SQL. I proprietari di aziende possono trovare utile questo post.

Potete anche aiutare i vostri dipendenti ad aggiornarsi, iscrivendoli a bootcamp di data science per fornire loro le conoscenze e le competenze necessarie a sfruttare la potenza dei dati, migliorando le loro prestazioni, l'occupabilità e il contributo al successo dell'azienda.

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Aziende come Amazon, Uber, Google e Meta hanno dimostrato che le risorse di dati validi sono alla base di aziende di successo. È giunto il momento di portare la vostra azienda al livello successivo, utilizzando al meglio i vostri dati.